Dinasty Books Proeditura si Tipografie

POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

 

Despre această Politică de confidențialitate:

Prezenta Politică de confidențialitate (“Politica”) explică modul în care se colectează, utilizează şi gestionează informațiile dvs. cu caracter personal. Ne angajăm să vă protejăm şi să vă respectăm confidențialitatea. În cazul în care doriți să ne contactați în legătură cu informațiile dvs. cu caracter personal sau această Politică, folosiți următoarele date de contact:

Denumirea companiei: Dinasty Books Proeditura si Tipografie S.R.L.., denumită în continuare DINASTY BOOKS PROEDITURA SI TIPOGRAFIE.

Adresa: Str. Baiculesti, nr. 1, sector 1, Bucuresti, 13187

Nr. reg. com: J/40/6029/2009

C.I.F.: RO25571576

e-mail: dpo@dinastybooks.ro.

 

1. Legislația aplicabilă cu privire  la protecția datelor cu caracter personal

Regulamentul (EU) nr. 679/2016 descrie modul în care societatea noastră trebuie să îl implementeze pentru a colecta și a prelucra datele cu caracter personal. Această legislație este completată cu dispozițiile naționale privind protecția și securitatea datelor personale, în vigoare, și în cuprinsul acestei politici le vom defini generic legislația GDPR. Aceste reguli se aplică indiferent dacă datele sunt stocate în format electronic, pe hârtie sau pe alte materiale. De asemenea, informațiile personale trebuie să fie colectate și utilizate în mod corect, stocate în siguranță, nepermițându-se folosirea acestora în mod ilegal.

1. Definiții relevante

Date cu caracter personal	orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”)
Persoana vizată	o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale
Prelucrare	orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea
Operator	persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile și mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern
Persoană împuternicită de operator	persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului

1. Principii privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Mai jos dezvoltăm principiile fundamentale pe care se bazează prelucrarea datelor personale conform legislației  GDPR.

Datele personale sunt:

(a)    prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată („legalitate, echitate și transparență”);

(b)   colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri; prelucrarea ulterioară în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice nu este considerată incompatibilă cu scopurile inițiale, în conformitate cu articolul 89 alineatul (1) („limitări legate de scop”);

(c)    adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate („reducerea la minimum a datelor”);

(d)   exacte și, în cazul în care este necesar, să fie actualizate; trebuie să se ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt șterse sau rectificate fără întârziere („exactitate”);

(e)    păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele; datele cu caracter personal pot fi stocate pe perioade mai lungi în măsura în care acestea vor fi prelucrate exclusiv în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice, în conformitate cu articolul 89 alineatul (1), sub rezerva punerii în aplicare a măsurilor de ordin tehnic și organizatoric adecvate prevăzute în prezentul regulament în vederea garantării drepturilor și libertăților persoanei vizate („limitări legate de stocare”);

(f)    prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare („integritate și confidențialitate”).

DINASTY BOOKS PROEDITURA SI TIPOGRAFIE se va asigura că respectă toate aceste principii în procesul de prelucrare pe care îl desfășoară în prezent.

 

1. Scopurile și temeiul legal al prelucrărilor:

Dinasty Books Proeditura si Tipografie prelucrează datele dumneavoastră personale în conformitate cu prevederile Legislației GDPR, în calitate de operator, prin intermediul departamentelor relevante din structura sa organizațională, în conformitate cu prevederile specifice aplicabile, în contextul realizării obiectului său de activitate, respectiv pentru prestarea de servicii și furnizarea de bunuri (”produse Dinasty Books Proeditura si Tipografie”), pentru următoarele scopuri:

a)      vânzarea cu amănuntul a produselor Dinasty Books Proeditura si Tipografie la sediile acesteia și în mediul online, prin intermediul magazinului online www.dinastybooks.ro (articolul 6 alineatul 1) litera b) din GDPR);

b)      gestionarea înregistrării persoanei vizate în cazul în care aceasta devine client Dinasty Books Proeditura si Tipografie prin înrolarea pe site-ul Operatorului (articolul 6 alineatul 1) litera b) din GDPR):

c)      îndeplinirea unei obligaţii legale, inclusiv, dar fără a se limita la evidențele contabile și obligațiile fiscale, soluționarea solicitărilor primite de la persoanele vizate/ terți (articolul 6 alineatul 1) litera c) din GDPR, legea nr.82/1991 a contabilității, Codul Fiscal);

d)     transmiterea de newslettere, comunicări comerciale, prin orice mijloace de transmitere (electronic, telefonic, sms, poștă/ curierat), sub condiția existenței acordului dumneavoastră expres în acest scop (articolul 6 alineatul 1) litera a) din GDPR);

e)      realizarea intereselor legitime ale Dinasty Books Proeditura si Tipografie, inclusiv, dar fără a se limita la managementul activității societății, soluționarea plângerilor/ sesizărilor primite de la persoanele vizate, supravegherea video în vederea asigurării protecţiei bunurilor şi persoanelor, organizarea de evenimente şi înregistrarea imaginii participanţilor, dacă este cazul (articolul 6 alineatul 1) litera f) din GDPR);

f)       prelucrarea datelor cu caracter personal în scop statistic, rezultatul prelucrării în scopuri statistice conținând date agregate (articolul 89 alineatul 1) din GDPR);

În cazul în care Dinasty Books Proeditura si Tipografie va decide să prelucreze datele dumneavoastră cu caracter personal în alte scopuri, îndeosebi în baza articolului 6 alineatul 1) litera a) din GDPR, respectiv în baza consimţământului dumneavoastră, vi se va transmite o notificare de informare separată, pentru a vă permite să vă exprimaţi consimţământul expres, în mod liber.

Dacă nu sunteți de acord cu furnizarea și prelucrarea datelor cu caracter personal, Dinasty Books Proeditura si Tipografie nu poate să inițieze raporturi juridice cu dumneavoastră sau nu le poate continua, aflându-se în imposibilitatea respectării unor cerințe legale aplicabile activității pe care o desfășoară.

 

5. Datele cu caracter personal prelucrate

Politica privind protecția și securitatea datelor cu caracter personal a Dinasty Books Proeditura si Tipografie este de a colecta numai datele cu caracter personal necesare în scopurile menționate și de a solicita persoanelor vizate să ne comunice numai acele date cu caracter personal strict necesare îndeplinirii acestor scopuri.

Categoriile de date cu caracter personal (clasice sau digitale) supuse prelucrărilor la nivelul departamentelor relevante din structura organizațională a Dinasty Books Proeditura si Tipografie sunt următoarele, după caz:

a)      informaţii de identificare: nume, prenume;

b)      date de contact: număr de telefon, adresă de email/ de contact;

c)      alte informații necesare furnizării produselor Dinasty Books Proeditura si Tipografie/ derulării relației contractuale/ de afaceri: produse achiziționate/ comandate/ returnate, adresa de livrare etc.;

d)      date colectate în trecut în baza unor dispoziții legale în prezent abrogate, a căror perioadă de retenție nu a expirat: CNP, serie și număr act de identitate pentru emiterea de facturi fiscale etc.;

e)      imaginea.

Dinasty Books Proeditura si Tipografie își rezervă dreptul de a solicita alte date necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor departamentelor relevante din structura sa organizațională, strict în conformitate cu prevederile legale aplicabile.

 

6. Sursa datelor cu caracter personal

Dinasty Books Proeditura si Tipografie, prin intermediul departamentelor relevante din structura sa organizațională, colectează date personale direct de la persoana vizată sau de la terți (cum ar fi alte persoane vizate, entități juridice pentru care persoana vizată acționează în calitate de reprezentant/ persoană de contact/ împuternicit, operatori privați sau publici, inclusiv autorități ale statului) sau din documente publice, atât prin mijloace digitale, cât și fizic.

În cazul în care trebuie să prelucrăm date cu caracter personal obținute de la terți persoane juridice, aceștia din urmă au obligația de a vă furniza informațiile necesare cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal transmise.

 

7. Categorii de destinatari ai datelor cu caracter personal

Datele dumneavoastră personale sunt destinate utilizării de către Dinasty Books Proeditura si Tipografie, în calitate de operator şi sunt comunicate următorilor destinatari, dacă este cazul:

a)      instituții/ autorități centrale și locale în vederea îndeplinirii obligațiilor legale ale Dinasty Books Proeditura si Tipografie (ex. ANAF, executori judecătorești, registre publice, poliție, parchet etc.);

b)      instanțe de judecată în vederea formulării de acțiuni, apărări și reprezentării în instanță;

c)      colaboratori/ furnizori de servicii utilizați de către Dinasty Books Proeditura si Tipografie, în activitatea sa inclusiv, dar fără a se limita la domenii precum: IT, curieri, marketing, social media, service, instruiri, audit, servicii juridice, asigurări etc.

Dezvăluirea datelor către terți se face conform prevederilor legale pentru categoriile de destinatari precizați anterior, care au luat măsuri adecvate de protecţie, conform prevederilor legale, pentru a asigura că aceştia îşi respectă obligaţiile privind protecţia datelor cu caracter personal.

Datele cu caracter personal pot fi transferate (ex. accesate, consultate etc.) și către alte entități în vederea inițierii și încheierii altor contracte/ relații de afaceri.

 

În prezent, Dinasty Books Proeditura si Tipografie transferă date cu caracter personal, respectiv: Nume, prenume, adresa de livrare, numar de telefon, adresa de email către:

-

În plus, societatea noastă a încheiat, de exemplu, contracte de prestări servicii pentru a se asigura un nivel ridicat de protecție a datelor cu caracter personal prelucrate cu următoarele societăți:

-          Jordan Tech S.R.L., furnizor de servicii de găzduire a site-ului www.dinastybooks.ro, cu punct de lucru în Barajul Dunarii NR 8, Bloc 21A, Sc B, Ap 71 Bucuresti, Sector 3.

 

Informații suplimentare pot fi solicitate în scris la dpo@dinastybooks.ro.

 

8. Perioada de stocare a datelor personale

Datele cu caracter personal sunt prelucrate pe o perioadă limitată de timp, astfel cum este necesar desfășurării activității Dinasty Books Proeditura si Tipografie, raportată scopului prelucrării și prevederilor legale aplicabile. De exemplu, în scopul îndeplinirii obligațiilor din materia arhivării, vom prelucra datele cu caracter personal pentru o perioadă de maximum 10 (zece) ani de la încheierea exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite documentele financiar-contabile justificative care conțin respectivele date cu caracter personal.

Dacă prelucrarea este efectuată în scop de comunicări comerciale/ activități de marketing, datele cu caracter personal sunt stocate pe durata valabilității consimțământului de marketing, la care se adaugă o perioadă de 3 (trei) ani – termenul general de prescripție – de la retragerea acestuia. În situația în care vă retrageți consimțământul, datele cu caracter personal nu vor mai fi prelucrate în acest scop din momentul retragerii consimțământului.

Datele privind supravegherea video pentru asigurarea securității bunurilor și persoanelor se vor prelucra pe o perioadă de 30 de zile calendaristice, în conformitate cu legislația aplicabilă.

Ulterior, după ce termenele de păstrare expiră, vom proceda la ştergerea datelor cu caracter personal.

 

9. Drepturile persoanei vizate și modul de exercitare al acestora

Conform prevederilor legale aplicabile (articolele 12-22 din GDPR), beneficiaţi de următoarele drepturi:

a)      dreptul de acces;

b)      dreptul la rectificare;

c)      dreptul la ştergerea datelor;

d)      dreptul la restricţionarea prelucrării;

e)      dreptul la portabilitatea datelor;

f)       dreptul la opoziţie;

g)      dreptul de a solicita și a obține retragerea, anularea sau reevaluarea oricărei decizii luate în privința dumneavoastră, care produce efecte juridice și care se bazează exclusiv pe prelucrarea automată;

h)      dreptul de a vă adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau unei instanţe competente; în cazul în care considerați că drepturile de care beneficiați în calitate de persoană vizată au fost încălcate, va puteți adresa oricând, cu o plângere sau o sesizare în acest sens, Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, cu sediul in B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Bucureşti, Romania (fax: +40 318 059 602, email: anspdcp@dataprotection.ro). De asemenea, puteți introduce o acţiune în justiţie, pe rolul instanţelor judecătoreşti competente.

Pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, vă rugăm să ne contactați la următoarele date de contact: dpo@dinastybooks.ro. Dinasty Books Proeditura si Tipografie va răspunde solicitării dumneavoastră în termen de o lună de zile de la primirea solicitării, conform GDPR, perioadă care poate fi prelungită cu două luni atunci când este necesar, ținându-se seama de complexitatea și numărul cererilor aflate în curs de soluționare în cadrul Dinasty Books Proeditura si Tipografie. Dinasty Books Proeditura si Tipografie vă va transmite o informare în acest sens.

 

10. Prelucrările de date speciale sau întemeiate pe consimțământ

Atunci când prelucrarea se bazează pe articolul 6 alineatul 1 litera a) ”persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice” sau pe articolul 9 alineatul (2) litera (a) ”persoana vizată și-a dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice, cu excepția cazului în care dreptul Uniunii sau dreptul intern prevede ca interdicția prevăzută la alineatul (1) să nu poată fi ridicată prin consimțământul persoanei vizate” din GDPR, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia. Astfel, puteți modifica sau retrage consimțământul în orice moment, și vom acționa imediat în consecință, cu excepția cazului în care există un motiv legal sau un interes legitim pentru a nu face acest lucru.

 

1. Site-ul web și cookie-uri

Pentru menținerea site-ului nostru și pentru a asigura funcționalitatea acestuia în mod corespunzător, utilizăm cookie-uri.  Mai multe informații pot fi accesate la următoarea adresă: https://dinastybooks.ro/ politica-cookie-uri.

Revizuim Politica de confidențialitate periodic şi îți vom prezenta orice actualizări pe această pagină web.